Vincere la paura del foglio bianco

paura del foglio bianco

In questo articolo, il terzo della serie dedicata ad Imparare a scrivere, affrontiamo il tema dell’organizzazione delle idee.
“Buttare giù” le idee serve a chiarire il proprio pensiero e a vincere la paura del foglio bianco. È possibile dare da subito ai processi di pensiero una struttura lineare, la cosiddetta scaletta. Oppure, siccome i nostri stessi pensieri debordano con facilità oltre i limiti delle strutture precostituite, possiamo affidarci ad altri processi per raccogliere più idee possibile. La loro organizzazione lineare verrà rimandata ad una fase successiva.

 

Vincere la paura del foglio bianco: le mappe mentali

Un metodo molto seguito è quello del brainstorming, dove all’interno di un gruppo tutti
propongono idee senza un ordine preciso e senza dare alcun tipo di valutazione. Individualmente però questa tecnica è meno utilizzabile. Lo stesso concetto si può estendere all’utilizzo di diagrammi o raggruppamenti dove raccogliere idee tramite libere associazioni. L’approccio più scientifico a queste tecniche di sviluppo delle idee è quello di Tony Buzan, autore di “Mappe mentali”.

Egli evidenzia come “la struttura neuronale della mente umana sia un immenso sistema di elaborazione dati con milioni di nodi e collegamenti”. Gli schemi di pensiero del nostro cervello possono quindi essere rappresentati attraverso un sistema che procede per associazioni ramificate. In questo schema “le linee di pensiero si irradiano da un numero potenzialmente infinito di nodi di dati”.

Per esprimere questo pensiero radiante Buzan consiglia l’uso di mappe mentali.
Le mappe possono rappresentare il pensiero nella sua dinamica, nel suo dispiegarsi, nelle sue associazioni, nella sua attività razionale, deduttiva, induttiva, associativa, immaginativa.
Esse ci possono guidare a ripercorrere e ricostruire processi di pensiero che avevamo compiuto in altri momenti, o che avevano fatto altri.
Ci aiutano inoltre a condividere con colleghi e collaboratori i processi di pensiero, rendendoli più potenti.

Per fare la mappa di un processo di pensiero si parte da una prima idea da cui spunta un ramo, e poi un altro, e pian piano si crea una struttura più o meno complessa che possiamo seguire man mano. In seguito si potrà modificare, ampliare e contrarre.
Come facciamo con il nostro pensiero, anche con una mappa possiamo divagare o tornare sull’idea di partenza, possiamo liberare la fantasia o frenarla con le nostre censure, possiamo complicare i percorsi o semplificarli riducendoli alle direttrici principali.  Le mappe mentali possono essere realizzate su carta o con tool online. In entrambi i casi sono di grande aiuto nel vincere la paura del foglio bianco.

mappa mentale

Il processo di scrittura

In un articolo, che è diventato un classico sulla scrittura, Betty Sue Flowers individua 4 ruoli che si attivano nel processo di scrittura:
– Il matto – con entusiasmo riversa le parole sulla pagina. Se hai mai provato la scrittura libera o lo stile del flusso di coscienza, hai sperimentato il matto.
– L’architetto – organizza il casino. Sceglie cosa è importante conservare e organizza il contenuto in paragrafi.
– Il carpentiere – guarda il pezzo e riorganizza il contenuto in frasi . Si assicura che scorra bene e che ogni frase conduca logicamente alla successiva.
– Il giudice – ispeziona i dettagli e si assicura che la scrittura sia rifinita. Verifica i problemi di grammatica, di ortografia e di punteggiatura.

Comincia allora promettendo al tuo giudice che al prossimo turno chiederai la sua opinione, ma non ora. E poi lascia fluire l’energia del matto. Ricerca ciò che ti interessa sull’argomento, la domanda o l’emozione che solleva in te e rispondi come puoi fare con un amico o un nemico: parla su carta, pagina dopo pagina, e non fermarti a giudicare o correggere le frasi, poi, dopo un certo periodo di tempo, fermati e conserva il foglio e aspetta un giorno.
Betty Sue Flowers

Dalla mappa alla scaletta

Una volta raccolte le idee e visualizzate con l’ordine radiale di una mappa mentale, occorre che confluiscano in una scaletta più razionale che definisca il piano d’azione. Per sapere dove si sta andando occorre focalizzare lo scopo principale del testo, mettendo per iscritto una o due semplici frasi che chiariscano da subito ciò che è essenziale.
La scaletta è completa se e quando definisce nei particolari una catena logica di cause ed effetti che portano alla conclusione prevista. Il lavoro proseguirà con l’accertamento continuo che lo scritto proceda logicamente e rispetti ed identifichi le caratteristiche del pubblico a cui è rivolto. Un’ulteriore e costante verifica sarà quella relativa alla chiarezza: il testo deve comunicare esattamente quello che vogliamo dire, senza mai affastellare concetti e pensieri e mai dimenticare la capacità di comprensione di quanto andiamo dicendo da parte del lettore. Durante la stesura dovrà quindi essere riservata un’attenzione particolare ai toni ed allo stile. Se passa quel momento in cui il lettore sta per dirci di sì, il nostro foglio finisce sotto decine di altre carte o pagine web, e là annega.

Dobbiamo ricordare che la conclusione è il momento buono per fare la nostra richiesta, per chiarire in modo solare qual è lo scopo per cui abbiamo scritto. Non devono esserci frasi complicate né giri di parole nella conclusione.
Solo il succo del nostro obiettivo: cosa vogliamo che il destinatario faccia ovvero la call to action. Se vogliamo invitare a pagare la fattura, inviare un documento, telefonare, contattare una persona, barrare una casella… diciamolo e basta!

La redazione finale

Prima di consegnare qualsiasi documento scritto, infine, è sempre bene sottoporlo ad un lavoro di redazione finale. È utile stabilire una check list suddivisa in due parti.
La prima dovrà effettuare un controllo di sintassi e stile, dall’ortografia delle parole alla punteggiatura, dall’utilizzo di virgolette ed apostrofi, alluso di eccessive costruzioni passive.
La seconda parte della check list metterà a fuoco le questioni di struttura, chiarezza e scorrevolezza dell’insieme. Chiedetevi “Il messaggio lanciato è convincente? La conclusione è coerente?”

Verificate di avere abbastanza esempi specifici a sostegno delle vostre informazioni e controllate che i passaggi tra le varie sezioni siano fluidi e logici e che ci sia un ritmo convincente e coinvolgente per accompagnare la lettura di tutto il documento, sino alla fine.

Un ultimo ma importante consiglio: rileggere ad alta voce! Qualsiasi tipo di testo trae grandi benefici da una lettura ad alta voce. La lettura a mente, infatti, fa guadagnare tempo, ma attiva una funzione del cervello che tampona i vuoti, ignora gli errori e non individua le frasi non perfettamente compiute. Quando invece le parole vengono pronunciate, gli errori si evidenziano con immediatezza!

Sfondo foto creata da jcomp – it.freepik.com

Vincere la paura del foglio bianco è il terzo articolo di una serie dedicata alla scrittura.

Tecniche di scrittura. Imparare a scrivere

tecniche di scrittura
In un mondo che corre, in cui il tempo e l’attenzione sono risorse sempre più scarse, ognuno di noi ha l’obbligo morale di rispettare il proprio interlocutore anche con una scrittura chiara, efficace e curata.
Alfonso Cannavacciuolo
Manuale di copywriting e scrittura per il web: Teoria, pratica e strumenti per scrivere meglio

Chiarezza, coerenza e concisione

In questo secondo articolo della serie “Imparare a scrivere”, parliamo delle tecniche di scrittura utili per il business writer.

Le caratteristiche di una scrittura efficace sono sintetizzate dalla regola delle 3 C:

1. ChiarezzaLa chiarezza è fondamentale nella scrittura efficace. Questo significa che le tue idee dovrebbero essere presentate in modo chiaro e diretto in modo che il lettore possa comprenderle facilmente. Evita frasi complesse o ambigue che potrebbero confondere il lettore. Usa un linguaggio semplice e evita l’uso eccessivo di tecnicismi o parole difficili da capire. Usa esempi concreti e illustrazioni per rendere più chiare le tue idee.

2. Coerenza: La coerenza è un’altra caratteristica chiave di una scrittura efficace. La tua argomentazione dovrebbe procedere in modo logico da un punto all’altro e portare il lettore in modo coerente alla conclusione desiderata. Puoi utilizzare paragrafi di transizione per collegare le diverse parti del tuo testo e garantire una transizione fluida tra le idee. Inoltre, mantieni una struttura coerente nel tuo articolo, ad esempio, utilizzando un formato di paragrafo uniforme e seguendo uno stile di scrittura coerente.

3. ConcisioneLa concisione è essenziale per mantenere il lettore impegnato e interessato. Evita di aggiungere informazioni irrilevanti o ridondanti al tuo testo. Concentrati sulle informazioni essenziali e riduci al minimo l’uso di parole superflue. Usa frasi brevi e dirette per esprimere le tue idee in modo efficace. Revisiona attentamente il tuo testo per eliminare qualsiasi inutile verbosità o ripetizione.

La quarta caratteristica fondamentale di una scrittura efficace è la capacità di convincere il lettore. Oltre a comunicare chiarezza, coerenza e concisione, un buon scrittore deve anche essere in grado di influenzare le opinioni, le idee o i comportamenti del pubblico. Ecco alcuni modi per sviluppare questa capacità:

  • Argomentazione solida: Per persuadere il lettore, devi presentare un argomento solido e convincente. Usa dati, fatti e prove concrete per sostenere le tue affermazioni. Mostra perché la tua posizione è valida e meriterebbe l’attenzione del lettore.
  • Ricerca approfondita: Prima di scrivere, effettua una ricerca approfondita sull’argomento. Questo ti consentirà di avere una comprensione completa e di essere in grado di affrontare le argomentazioni contro la tua posizione.
  • Empatia: Comprendere il punto di vista del tuo pubblico è fondamentale per convincerli. Mettiti nei loro panni e cerca di anticipare le loro obiezioni o preoccupazioni. Affronta queste preoccupazioni nel tuo scritto in modo da dimostrare che hai tenuto conto delle diverse prospettive.
  • Stile persuasivo: Utilizza uno stile di scrittura persuasivo che coinvolga emotivamente il lettore. Puoi farlo utilizzando storie, aneddoti o esempi concreti che colpiscano l’emozione del lettore. Usa anche un tono positivo e motivante per spingere il lettore a considerare la tua posizione.
  • Chiarezza nell’obiettivo: Prima di iniziare a scrivere, è importante avere chiari l’obiettivo e il risultato desiderato. Sai esattamente cosa vuoi che il lettore faccia o pensi dopo aver letto il tuo articolo. Questa chiarezza ti aiuterà a scrivere in modo più persuasivo.

In sintesi, la capacità di convincere è un elemento cruciale della scrittura efficace quando l’obiettivo è influenzare le opinioni o i comportamenti del lettore. Combinando la chiarezza, la coerenza, la concisione e la capacità di convincere, puoi creare un testo potente e influente che raggiunge il suo scopo con successo.

Consigli pratici per la scrittura

I seguenti consigli potranno esserti utili per scrivere con chiarezza ed efficacia:

  • non complicare un pensiero semplice
  • non usare sarcasmi, espressioni gergali, aggettivi peggiorativi o umorismo fuori luogo
  • non cedere ai luoghi comuni: il più delle volte non hanno proprio niente da dire
  • circoscrivi il tema del tuo scritto ad un argomento specifico e trattatalo in modo originale
  • evita un’eccessiva condiscendenza verso il pubblico

Ogni genere di comunicazione ha il proprio lettore. Sebbene sia opportuno ragionare di volta in volta su chi andrà a leggerci alcune regole valgono sempre:

  • Rispettare il livello di competenza del proprio pubblico aiuterà a mantenere l’interesse senza creare distanze tra le parti
  • Pur potendo supporre che i lettori ne sappiano di meno sull’argomento di chi scrive, evitate l’uso di toni paternalistici o di arrogante superiorità

Per non perdere il lettore lungo il percorso della propria esposizione, è utile attuare alcuni accorgimenti. Prima di tutto è opportuno tenere sempre il lettore concentrato sul percorso: anche se si cercherà di divertirlo o di coinvolgerlo, tutto ciò che verrà detto si dovrà sempre ricollegare al punto principale. Un discorso efficace, infatti, contiene sempre chiare indicazioni di percorso che ricordano agli ascoltatori dove sono stati, dove si trovano e dove sono diretti! È possibile anche fare leva sull’interesse personale e parlare al lettore direttamente, con l’uso della seconda persona, se lo scritto non deve avere un’ufficialità troppo alta. Se invece l’intento è quello di essere oggettivo, è opportuno l’uso del si impersonale, ma in questo caso il coinvolgimento sarà certo minore.

Tecniche di scrittura: il questioning

Una tecnica molto usata per tenere alta l’attenzione del lettore è quella del Questioning o Questions and Answers. Il questioning è l’arte di porre le domande per ottenere le risposte. Fondamentale per ogni comunicatore. Nella scrittura, la domanda apre la relazione con il lettore, sposta il centro dell’attenzione su di lui, lo invita a rispondere. Una domanda in apertura di una lettera, o nel post-scriptum, o nel titolo di una relazione, ottiene dal lettore attenzione e disponibilità.

Si può esprimere un concetto in forma affermativa, ma la domanda risulta essere più incisiva, più drammatica, più emotiva.
Spesso le domande sono usate nei titoli, ma anche all’interno dei testi hanno notevole efficacia, soprattutto quando servono a convincere il lettore a fare o pensare qualcosa! La domanda è efficace proprio perché invita a rispondere e quindi apre una relazione con l’interlocutore.

Senti la differenza tra: «Fino a quando abuserai, o Catilina, della nostra pazienza?» e lo stesso pensiero in forma affermativa: «Ehi, Catilina, adesso hai proprio abusato della nostra pazienza». Un abisso, vero? La domanda è più potente, più emotiva, più drammatica.

“Ogni comunicazione scritta opera in vista di un fine – vendere un prodotto, documentare una
riunione, chiarificare una procedura – il cui raggiungimento dipende dall’interazione con il
lettore. Operativamente, se il business writer si adagia sulla ripetizione delle stesse parole, o
sull’utilizzo di altre che si assomigliano tra loro, magari per lunghezza o suono , crea un effetto quasi di fastidio o di noia.”
Alessandro Lucchini, Business Writing

Tecniche di scrittura: la variatio

Lo stesso vale per le frasi che possono avere lo stesso tono o le stesse dimensioni. Tutto questo allontana e rischia di far perdere il proprio lettore, nonostante l’argomentazione buona o l’interesse iniziale alto. Una soluzione arriva dalla saggezza antica ed al contempo attuale dei latini: l’uso della “variatio”, così come ci hanno insegnato a scuola, non permetterà al lettore di adagiarsi sul testo. La variatio, o variazione continua, significa alternanza di parole brevi (più efficaci) e lunghe (meglio assimilabili). Oppure alternanza di periodi veloci e periodi più ampi e meditativi. La variazione inoltre può comprendere tono, ritmo e stile.
In essi l’inserimento di aneddoti esemplificativi, paragoni pertinenti ed immagini chiare ed accattivanti faranno in modo da rendere più efficace qualsiasi argomento.

Tecniche di scrittura: lo storytelling

Il racconto di storie è una tecnica potente nel business writing. Attraverso storie rilevanti e coinvolgenti, un autore può trasmettere messaggi complessi in modo più digeribile. Questo avvicina il lettore, rendendo l’argomento più relatabile e memorabile. Il storytelling può essere utilizzato per illustrare casi di studio, esperienze di clienti, o per spiegare il background di un prodotto o servizio. Le storie aiutano a stabilire una connessione emotiva con il lettore, aumentando l’impatto del messaggio.

Utilizzo di esempi ed analogie

Per rendere i concetti astratti più accessibili e comprendere meglio il testo, l’uso di esempi concreti e analogie può essere estremamente utile. Questo metodo aiuta a spiegare concetti complessi in termini più semplici e familiari. Le analogie permettono ai lettori di collegare nuove idee a quelle già conosciute, facilitando la comprensione e il ricordo. Inoltre, gli esempi e le analogie possono servire a evidenziare i punti chiave del discorso, rendendoli più salienti e di facile assimilazione.

Questo articolo è parte di una serie dedicata ad imparare a scrivere:

Imparare a scrivere: muovere i primi passi

Vincere la paura del foglio bianco

La scrittura tecnica

Imparare a scrivere: muovere i primi passi

imparare-a-scrivere

Imparare a scrivere meglio! Quante volte ti sei ripromesso di farlo? In questo articolo, il primo di una serie, vedremo come rendere efficace qualsiasi tipo di comunicazione scritta in ambito professionale, come e-mail, proposte commerciali, executive summary o manuali ad uso interno.

“Se volete fare gli scrittori, ci sono due esercizi fondamentali: leggere e scrivere molto. Non conosco stratagemmi per aggirare queste realtà, non conosco scorciatoie.”  Stephen King

Quali sono le capacità di scrittura?

Le capacità di scrittura includono tutte le conoscenze e le abilità relative all’espressione di idee attraverso la parola scritta. La capacità di comunicare chiaramente le idee attraverso la scrittura è molto richiesta dai datori di lavoro in qualsiasi settore. Documenti, e-mail e post ben scritti possono convincere i clienti ad acquistare un prodotto o convincere gli investitori a collaborare con un’azienda.

Anche le conoscenze tecniche sulle convenzioni di scrittura, le guide di stile e la formattazione per diverse situazioni sono una parte importante delle abilità di scrittura.

Sapere quale stile di scrittura adottare in una specifica situazione ed essere in grado di impostare un tono appropriato sul testo, sono entrambe importanti capacità di scrittura che qualsiasi persona può utilizzare al lavoro.

Ecco alcuni esempi di capacità/abilità di scrittura

  • Chiarezza: La capacità di esprimere le idee in modo chiaro e comprensibile, evitando ambiguità o confusioni.
  • Coerenza: La capacità di mantenere una struttura logica e un flusso coerente all’interno del testo, collegando le idee in modo fluido.
  • Concisione: La capacità di comunicare in modo efficace utilizzando il minor numero di parole necessario, eliminando informazioni superflue o ripetizioni.
  • Capacità di convincere: La capacità di persuadere il lettore o l’audience attraverso argomentazioni convincenti e fatti solidi.
  • Creatività: La capacità di pensare in modo creativo e trovare nuove idee, espressioni o approcci alla scrittura che catturino l’attenzione del lettore.
  • Correttezza grammaticale e sintattica: La capacità di utilizzare la grammatica e la sintassi correttamente per evitare errori di scrittura.
  • Ricerca: La capacità di condurre ricerche approfondite su un determinato argomento per acquisire una comprensione completa e fornire informazioni accurate.
  • Revisione e editing: La capacità di rivedere e modificare il proprio lavoro in modo critico per migliorare la coerenza, la chiarezza e l’accuratezza.
  • Adattabilità dello stile: La capacità di adattare il proprio stile di scrittura in base all’audience e al tipo di documento (ad esempio, scrittura accademica, scrittura creativa, scrittura tecnica, ecc.).
  • Empatia: La capacità di mettersi nei panni del lettore o dell’audience per comprendere le loro esigenze, interessi e prospettive.
  • Organizzazione: La capacità di organizzare le idee in modo logico e strutturato, utilizzando paragrafi, sezioni e sottotitoli quando necessario.
  • Stile personale: Lo sviluppo di uno stile di scrittura unico e riconoscibile che rifletta la personalità e la voce dell’autore.
  • Gestione del tempo: La capacità di pianificare il proprio lavoro di scrittura, stabilendo scadenze e rispettandole.
  • Sensibilità linguistica: La capacità di utilizzare il linguaggio in modo appropriato in base al contesto e alla situazione comunicativa.
  • Versatilità: La capacità di scrivere su una varietà di argomenti e generi, adattandosi alle esigenze del progetto.

Si tratta di capacità ed abilità che possono essere acquisite a qualsiasi età. Basta avere la giusta motivazione.

 

Perché imparare a scrivere?

Saper scrivere correttamente e con efficacia, in ambito professionale, è un requisito fondamentale per tutte le figure attive in diversi ruoli: dal manager alla segretaria, dal libero professionista all’addetto al customer care.

#Essere credibile

I bravi scrittori sono credibili, ovvero sono percepiti come più affidabili e degni di fiducia. Ed è piuttosto facile da dimostrare. Immagina di ricevere un’e-mail in cui noti abbreviazioni strane e parole errate. Quale sarà la prima impressione sul mittente? 

Sono possibili due opzioni e nessuna è soddisfacente per il mittente. O la persona è incompetente e trascura la correzione delle bozze o semplicemente è scarsamente intelligente.

Lo stesso messaggio scritto correttamente e con il giusto tono di voce, al contrario ci fa apparire credibili. Ed a partire da questa prima impressione, si può generare una relazione di fiducia con l’interlocutore.

#Stimolare il cambiamento

Saper maneggiare sapientemente la scrittura, non solo aumenta la propria credibilità ma facilita l’approvazione delle proprie proposte. La comunicazione infatti, è uno strumento fondamentale per il cambiamento. Informare le persone coinvolte in una proposta proposta è fondamentale per la loro partecipazione attiva, ma potrebbe non bastare!

Affinché i dipendenti o i collaboratori comprendano un nuovo progetto ed attivino le proprie energie, servono messaggi chiari ed esempi concreti.

Facciamo un esempio. Un’azienda annuncia un piano di cambiamento interno che ha una ricaduta diretta sull’operatività dei dipendenti. La comunicazione per essere efficace dovrà essere sempre a doppio senso. Se le persone partecipano alla progettazione dei nuovi processi è molto più probabile che poi li utilizzino.

#Persuadere

Il business writing ruota tutto intorno alla persuasione. Le aziende ed i loro dipendenti hanno come obiettivi vendere quanti più prodotti/servizi possibili ed entrare in contatto con un numero considerevole di potenziali acquirenti. 

Un blog convincente può costruire la reputazione di un’azienda, dei suo prodotti e dei suoi manager o opinion leader. Anche i post sui social media o le email supportano lo stesso obiettivo. Ma non si deve mai apparire insistenti o eccessivamente spinti verso la chiusura di un accordo o di un contratto. 

Un tono giusto nel business writing può fare miracoli per la crescita di un’azienda. Mentre alcune persone sembrano naturalmente convincenti, altre devono sviluppare un peculiare tone of voice. Imparano a caratterizzare i contenuti con l’energia creativa e a far trasparire la loro personalità attraverso ogni testo che creano per scopi commerciali.

#Convincere

La necessità di persuadere con mezzi più o meno occulti si è avuta in particolare con la diffusione dei mass media ed ha riguardato soprattutto l’ambito dei consumi. Quando tuttavia, anziché di persuasione si parla di “convinzione” lo scambio dell’informazione o del messaggio avviene in maniera condivisa. L’efficacia di questa comunicazione sta nel dare come risultato un consenso spontaneo, così come dice la parola stessa: convincere, cioè “vincere con”. Quindi vincere insieme!

L’autore di una proposta commerciale efficace venderà il prodotto, chi lo acquista avrà il beneficio che si aspettava. Entrambi vincono. Per lo scrittore adottare un atteggiamento piuttosto che l’altro, lo condiziona nella stesura della proposta. Nel primo caso risulterà più lontano, più freddo, più subdolo e quindi meno convincente. Se si metterà a fianco del lettore, sarà in grado meglio di convincerlo!

#Altre ragioni per imparare a scrivere

Acquisire o migliorare le tue capacità di scrittura di consentirà inoltre:

  • emergere dalla massa e farti notare
  • rafforzare il legame con i membri del tuo team
  • evitare fraintendimenti e ridurre dunque i rischi

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Questo articolo è parte di una serie dedicata a “Imparare a scrivere“: