come progettare un webinar

Vuoi progettare ed erogare un webinar online di successo? In questo articolo troverai tutte le indicazioni necessarie per organizzare e realizzare un evento che non solo coinvolga e informi efficacemente il tuo pubblico, ma che garantisca anche apprendimento e interazione.

Il successo dei webinar

I webinar rappresentano uno strumento di formazione online di crescente importanza. Si tratta di seminari o lezioni tenute in diretta attraverso internet. Questi eventi sono tematicamente focalizzati, di durata prestabilita, e vengono condotti da docenti, formatori o esperti in materia specifica. I webinar si collocano efficacemente sia nel contesto della formazione formale sia in quello informale, rispondendo a esigenze di apprendimento e di condivisione di conoscenze. 

Oggi, i webinar sono ampiamente utilizzati in diversi ambiti, inclusi quello aziendale e universitario, consolidandosi come strumenti fondamentali nella formazione digitale.

I webinar, inoltre, riscuotono successo presso i partecipanti. Questa popolarità deriva anche dalla loro capacità di facilitare una rapida disseminazione delle informazioni, rendendo possibile l’aggiornamento continuo su tematiche professionali e accademiche in modo efficiente e scalabile.

Vantaggi dei webinar

I webinar si distinguono per flessibilità e accessibilità, elementi che li rendono ideali per raggiungere un pubblico ampio, superando le barriere geografiche tipiche delle sessioni formative tradizionali. Rispetto all’e-learning asincrono, i webinar richiedono tempi più brevi di realizzazione, non necessitando di un elaborato sviluppo multimediale. Inoltre, una volta registrati, possono essere resi disponibili on demand. Questi eventi possono integrarsi sia con la formazione in aula che con l’e-learning, rendendoli strumenti versatili e complementari.

Come progettare un webinar

Progettare un webinar comporta seguire un processo rigoroso simile a quello delle lezioni tradizionali o dei corsi e-learning. Si inizia con la definizione degli obiettivi di apprendimento e con l’identificazione del pubblico target. È fondamentale non lasciarsi guidare unicamente dal contenuto tematico, poiché ciò potrebbe generare risultati generici e non quantificabili in termini di apprendimento.

Definire gli obiettivi del Webinar

Il processo di definizione degli obiettivi inizia con la precisa identificazione dei bisogni formativi, espressi dal committente. Utilizzando strumenti come la tassonomia di Bloom, si formulano obiettivi chiari e misurabili, adeguati al livello di competenza che il webinar intende sviluppare. 

Ad esempio, prendiamo il tema della “Gestione del tempo”:

  • Ricordo (Conoscenza): Identificare e definire le tecniche di base della gestione del tempo, come la regola del 80/20 o il metodo Pomodoro.
  • Comprensione (Comprendere): Descrivere come le diverse tecniche di gestione del tempo possono essere applicate in scenari lavorativi quotidiani.
  • Applicazione (Applicare): Implementare una tecnica specifica di gestione del tempo per organizzare una settimana lavorativa tipica.
  • Analisi (Analizzare): Confrontare l’efficacia di diverse tecniche di gestione del tempo rispetto alla propria produttività personale.
  • Valutazione (Valutare): Giudicare quale metodo di gestione del tempo si adatta meglio a specifici tipi di progetti o scadenze basandosi su performance passate.
  • Creazione (Creare): Sviluppare un piano personalizzato di gestione del tempo che integri più tecniche, adattato al proprio stile di lavoro e ai propri impegni.

Questi livelli dimostrano come un singolo argomento può essere sviluppato attraverso obiettivi che coprono tutti i gradi della tassonomia di Bloom, garantendo un apprendimento completo e profondo.

Identificare il pubblico target

Dopo aver definito gli obiettivi, è necessario segmentare il pubblico sulla base delle loro esigenze e competenze. Questo processo di segmentazione è fondamentale per stabilire il punto di partenza dei futuri partecipanti, comprendere le aspettative che nutrono rispetto agli obiettivi del webinar e, di conseguenza, valutare l’ampiezza del gap da colmare. Se il pubblico presenta esigenze notevolmente diverse in relazione allo stesso bisogno formativo, è importante decidere se organizzare due webinar distinti o se concentrare gli sforzi su un gruppo specifico, generalmente quello con un livello di competenza iniziale più basso. Per segmentare efficacemente il pubblico, si possono impiegare sondaggi o questionari pre-evento, strumenti utili per acquisire una migliore comprensione delle aspettative e delle competenze iniziali dei partecipanti.

Scegliere una piattaforma di Webinar

Prima di creare il contenuto, è essenziale selezionare la piattaforma più adatta. Strumenti come Zoom, Microsoft Teams o GoToWebinar offrono funzionalità che possono variare significativamente, specialmente per quanto riguarda l’engagement e il tracciamento dei partecipanti. Per webinar interattivi, è consigliabile optare per piattaforme specializzate nella formazione digitale. Inoltre, se il webinar è integrato in un piano e-learning, è fondamentale valutare l’integrazione tra la piattaforma scelta e il Learning Management System (LMS) utilizzato. Questo assicura una fluida gestione dei contenuti, del tracciamento della partecipazione e della valutazione dell’apprendimento, elementi cruciali per il successo dell’iniziativa formativa complessiva.

Creazione dei contenuti del Webinar

Progettare un webinar di successo implica anche la creazione di contenuti di qualità. Passiamo dunque ad analizzare come creare creare i contenuti che saranno condivisi durante il webinar. 

Il primo passo consiste nell’organizzare il contenuto in sezioni logiche, mantenendo sempre chiari gli obiettivi di apprendimento. È essenziale condurre il partecipante verso l’obiettivo passo dopo passo, arricchendo ogni fase del processo con nuove conoscenze. È possibile impiegare diverse tecniche di esposizione, dal generale al particolare e viceversa, adattando l’approccio in base alle conoscenze pregresse del target.

Il secondo passo è costruire una narrazione intorno a questa struttura. Una volta definiti chiaramente i passaggi da svolgere, il compito successivo è renderli accattivanti. È fondamentale avere un inizio coinvolgente, un corpo centrale ricco di informazioni e una conclusione chiara e definitiva. La narrazione deve aderire alle regole dello storytelling per mantenere alta l’attenzione. Ricordiamo che molti partecipanti seguiranno il webinar da soli, a casa o in ufficio, con continui potenziali distrattori come smartphone e browser aperti. Se non si crea una tensione narrativa che mantenga l’interesse fino alla fine, molti potrebbero abbandonare il webinar non appena la loro curiosità iniziale sia stata soddisfatta.

Pertanto, è cruciale curare minuziosamente la struttura del contenuto, affinché sia didattica ma anche scenica in un certo senso. Questo approccio non solo facilita la preparazione dei materiali da parte del presentatore ma ne migliora anche la conduzione durante il webinar.

Preparare materiali visivi

Se la fase di pianificazione è stata accuratamente eseguita, la preparazione dei materiali risulterà meno onerosa di quanto si possa immaginare. In un webinar, è usuale l’uso di una presentazione PowerPoint, che offre comodità sia per il docente sia per i partecipanti, i quali generalmente si aspettano questo tipo di supporto. Tuttavia, anche video, grafici e diagrammi si rivelano di grande utilità. Questi elementi possono essere integrati direttamente nella presentazione o gestiti attraverso strumenti dedicati che spesso forniscono opzioni avanzate di interazione.

Per la creazione di slide efficaci, è importante seguire determinate linee guida. Il testo nelle slide non deve dominare, poiché la narrazione del docente apporta già un ampio contenuto informativo. È essenziale evidenziare i punti chiave che guideranno lo sviluppo del discorso, utilizzando elenchi puntati, frasi di rilievo o immagini significative.

Il layout della presentazione dovrebbe chiaramente riflettere la struttura del webinar. È consigliabile inserire sottotitoli o sottocopertine ogniqualvolta si transita da una sezione all’altra del contenuto. Se il webinar prevede interazioni, queste devono essere introdotte tramite slide specifiche. Questo approccio trasforma la presentazione in un vero e proprio canovaccio, assicurando che ogni elemento programmato sia trattato efficacemente. In tal modo, la presentazione assomiglia a uno storyboard, elemento che contribuisce notevolmente al successo del webinar, garantendo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Coinvolgimento ed interazione

In ogni webinar, anche quelli della durata di un’ora, è essenziale includere momenti di interazione, dato che la capacità di attenzione tende a diminuire rapidamente. Esistono numerosi strumenti utili a mantenere elevato l’interesse dei partecipanti: sondaggi, quiz, e sessioni di domande e risposte. Queste ultime, tuttavia, richiedono una gestione attenta del tempo. È opportuno raccogliere le domande tramite chat, selezionarle e poi rispondere in diretta. L’assistenza di un tutor può risultare preziosa in questo contesto.

Per webinar più lunghi e strutturati, si può considerare l’assegnazione di compiti sia individuali sia di gruppo. In quest’ultimo caso, le breakout rooms diventano uno strumento efficace per facilitare lavori e discussioni in piccoli gruppi, permettendo un coinvolgimento più attivo e mirato da parte dei partecipanti. Queste attività interattive sono cruciali per un apprendimento efficace e per mantenere alta l’engagement durante il webinar.

Come erogare un Webinar

Verifica degli aspetti tecnici

Conclusa la fase di preparazione, è cruciale dedicarsi alla verifica degli aspetti tecnici, fondamentali per garantire il successo del webinar. È necessario testare tutte le attrezzature impiegate, quali webcam, microfoni e collegamenti. Inoltre, qualora il webinar preveda più relatori, è importante assicurare che tutti utilizzino sfondi omogenei per mantenere un’immagine coordinata. Una particolare attenzione deve essere rivolta alla qualità della connessione internet, poiché una trasmissione instabile può risultare estremamente frustrante per i partecipanti.

È opportuno predisporre un piano di riserva per fronteggiare eventuali problemi tecnici. Tale piano può includere la disponibilità anticipata dei materiali didattici al tutor, permettendo così una gestione alternativa della condivisione dei contenuti durante il webinar. Inoltre, avere a disposizione una seconda piattaforma può rivelarsi una soluzione efficace nel caso in cui i problemi tecnici non siano imputabili all’equipaggiamento del relatore. Questi accorgimenti sono essenziali per assicurare che l’esecuzione del webinar proceda senza intoppi, salvaguardando l’esperienza di tutti i partecipanti.

Gestione del Webinar

È importante sottolineare un aspetto chiave che emerge nella gestione di un webinar strutturato: la necessità di avere più figure che ricoprono ruoli diversi, suddividendo le responsabilità. Tra queste, troviamo il relatore principale, il moderatore o il tutor, e spesso è necessaria anche una figura di assistenza tecnica, specialmente in webinar con molti partecipanti.

Durante l’esecuzione, è cruciale gestire il tempo in maniera efficace, aderendo fedelmente a quanto programmato. Questo può risultare sfidante, poiché il relatore, essendo un esperto, potrebbe essere tentato di divagare o introdurre nuovi argomenti di discussione. Tuttavia, è essenziale rimanere fedeli allo storyboard per guidare tutti i partecipanti verso la conclusione programmata. Qualora emergano domande o obiezioni che potrebbero prolungare il webinar oltre il tempo previsto, è prudente organizzare un follow-up per rispondere a queste senza intaccare la durata stabilita dell’evento.

Inoltre, mantenere un ritmo costante della narrazione è fondamentale. La parte iniziale del webinar è generalmente la più coinvolgente, e può capitare che successivamente anche il relatore riscontri cali di energia. Parlare davanti a una webcam, spesso osservando solo pochi partecipanti, può non essere semplice. Tuttavia, un’accurata preparazione e la pratica possono aiutare a mantenere un buon ritmo per la durata dell’evento.

È anche consigliabile inserire delle pause regolari, come le classiche “pause caffè”, per rigenerare sia il relatore che i partecipanti. Idealmente, si dovrebbe prevedere una pausa di 10 minuti ogni ora di webinar. Se l’evento si protrae per l’intera giornata, è opportuno organizzare anche una pausa più lunga, ad esempio per il pranzo, della durata di almeno un’ora. Queste pause sono vitali per garantire che tutti rimangano concentrati e impegnati per l’intera durata del webinar.

Interazione con il pubblico

Per massimizzare la partecipazione attiva durante un webinar, è cruciale adottare strategie specifiche che motivino i partecipanti a interagire attivamente. Ecco alcuni metodi efficaci per incoraggiare la partecipazione:

  1. Stabilire un ambiente accogliente: All’inizio del webinar, è importante creare un’atmosfera cordiale e inclusiva. Il relatore dovrebbe introdurre se stesso e il team, spiegando l’importanza di ogni ruolo e come ogni partecipante può contribuire al successo dell’evento.
  2. Riconoscere e valorizzare ogni contributo: Durante il webinar, è fondamentale riconoscere pubblicamente i contributi dei partecipanti. Questo può includere menzionare il nome della persona che fa una domanda o commenta, ringraziarla per il suo input, e sottolineare come il suo contributo arricchisca la discussione.
  3. Fornire stimoli che invitano alla partecipazione: Formulare domande aperte che stimolino il pensiero critico e la discussione. Questo invita i partecipanti a riflettere e a condividere le loro idee e opinioni, creando un dialogo più ricco e coinvolgente.
  4. Mostrare entusiasmo e passione per l’argomento: L’energia e l’entusiasmo del relatore sono contagiosi. Dimostrare passione per l’argomento può ispirare i partecipanti a impegnarsi attivamente e a partecipare più volentieri alla conversazione.
  5. Assicurarsi che tutti si sentano ascoltati: Gestire attivamente la sessione in modo che tutti abbiano la possibilità di parlare. Questo può includere invitare specifici partecipanti a condividere le loro idee se noti che sono meno attivi o potrebbero avere contributi preziosi da offrire.
  6. Utilizzare tecniche di facilitazione efficaci: Ad esempio, quando si risponde a una domanda, si può rimandare la stessa domanda al gruppo per vedere se altri hanno idee o punti di vista da aggiungere. Questo non solo valorizza le diverse opinioni, ma stimola anche una maggiore interazione tra i partecipanti.

Queste tecniche, integrate strategicamente nella conduzione del webinar, possono significativamente aumentare il livello di partecipazione e rendere l’evento più dinamico e interattivo.

Follow-up post Webinar

Troppi tendono a trascurare il follow-up dopo i webinar, forse perché ritengono l’evento già di per sé un successo. Tuttavia, progettare e attuare un follow-up efficace è essenziale, non solo per le edizioni future ma anche per massimizzare gli effetti positivi dell’edizione attuale.

Il follow-up, un termine piuttosto generico, comprende una serie di attività post-evento con diversi obiettivi. Il primo, e più evidente, è la valutazione del webinar da parte dei partecipanti. Questo si realizza tipicamente attraverso sondaggi, strutturati in vario modo, che vengono inviati a tutti i partecipanti. I feedback raccolti sono utili non solo per condividere impressioni con la committenza, ma anche per apportare miglioramenti nelle future edizioni.

Il secondo obiettivo del follow-up consiste nel condividere le risorse impiegate durante l’evento e la registrazione dello stesso. Queste attività, quasi di customer care, perdono di rilevanza se non vengono adeguatamente monitorate. Ad esempio, è utile tracciare quante persone hanno visualizzato la registrazione o l’hanno condivisa, e quanti hanno scaricato i materiali disponibili.

Un obiettivo più ambizioso del follow-up può essere quello di estendere l’apprendimento ben oltre la durata dell’evento stesso, inviando materiali supplementari, test di autoverifica, e template utilizzabili sul posto di lavoro, tra gli altri. È cruciale tracciare anche queste attività, preferibilmente attraverso piattaforme di apprendimento online, come i Learning Management Systems (LMS).

Un altro scopo interessante del follow-up potrebbe essere la creazione di una rete o community tra i partecipanti. Questo è particolarmente prezioso quando gli obiettivi del webinar sono legati allo sviluppo professionale, come nei webinar sulla leadership, o a temi specifici che beneficiano del supporto reciproco, come quelli su nuovi linguaggi di programmazione.

Inoltre, il follow-up può mirare alla fidelizzazione dei partecipanti, specialmente nel contesto Business-to-Consumer (B2C), mediante l’invio di newsletter, l’utilizzo dei social media, o estendendo inviti a futuri eventi.

Questi sono solo alcuni esempi delle potenzialità del follow-up. È fondamentale comprendere che il follow-up è una componente integrale dell’esperienza di apprendimento e va pianificato con la stessa cura dedicata alla preparazione del webinar stesso.

Come progettare un webinar di successo: conclusione

In sintesi, progettare un webinar efficace richiede meticolosa pianificazione, creazione di contenuti coinvolgenti, gestione interattiva e un follow-up strategico. Seguendo questa guida, i formatori e gli esperti della materia possono massimizzare il successo dei loro webinar e garantire un apprendimento significativo per tutti i partecipanti.

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